Känner du att du tappat kontrollen?
Det är lätt hänt om du har använt HubSpot ett tag.
Du har ju skickat massor av mejl och skapat formulär, call‑to‑actions och allt det andra.
Eller vill du tämja den här besten redan från start?
Oavsett situation är den här artikeln för dig som vill ha bättre resultat.
För det var väl därför du skaffade ett CRM-system som HubSpot?
Vi kommer att prata om ordning och reda, så att du får kontroll och kan ta bra beslut.
Och det min vän, börjar med en struktur för hur du namnger grejer.
Men det är svårt att ge tips som är rätt för varje företag, därför kommer jag visa dig resultatet från flera timmars arbete när vi satte inLinks nomenklatur.
Du kan använda det som inspiration.
Det är ett system som vi nu rullar ut till kunder (vi är en HubSpot‑partner).
Nu ska du få se hur det funkar.
Nomenklatur: Vad består ett namn av?
När vi satte våra namngivningsregler skrev vi upp alla saker vi ville veta om varje tillgång i HubSpot.
Vi kom fram till en struktur med sju delar.
Även om vi inte använder varje del till varje tillgång, följer vi alltid strukturen för att namnge saker.
Och vi namnger alltid på engelska.
Här är en förklaring av de olika delarna:
Department
Detta kan vara marketing, sales, service, support eller admin.
Journey stage
Har att göra i vilken del av kundresan en kampanj eller tillgång passar.
På inLink delar vi upp kundresan i fem delar.
Vilka är delarna?
Sorry, I can’t tell. It’s a secret.
Skoja. Här har du:
- Attract
- Engage
- Delight
- Onboarding
- Retention
Type
En etikett för att definiera typen av tillgångar.
Några allmänna exempel:
- Tools
- Event
- Video
- Ebook
- Report
- Webinar
- Workbook
För listor kan det vara:
- Retention
- Customers
- Subscribers
- Lead scoring
- Data hygiene
Och för e-post:
- Single
- Nurturing
- Fulfillment
Campaign name
Tänk på vad alla kampanjer har gemensamt och använd det som modell för att beskriva en kampanj.
På inLink inkluderar vi åtminstone journey stage och date created.
Asset name
Det här är saker som hör till en kampanj.
Vanligtvis en mix av:
- Listor
- E‑post
- Artiklar
- Workflows
- Calls‑to‑action
- Landningssidor
- Annonskampanjer
- Inlägg på sociala medier
Date
För datum valde vi år och kvartal med formatet ÅÅÅÅ-QX.
Det är perioden en kampanj eller tillgång hör till.
Alltså kan en tillgång vara planerad för och påbörjas 2021 Q1, men klar under Q2.
Med det formatet lägger vi till 2021-Q1 som en del av namnet.
Detta gör det enklare och vi kan vara mer flexibla än om vi skulle sätta datum för när något blir klart.
Additional
Kan användas för att skilja på liknande kampanjer och meddelanden, till exempel landspecifika tillgångar.
Ja men dåså…
That’s all, folks!
Det var väl kul det här?
Det var en förklaring av de olika delarna.
Nu ska jag visa dig exempel på hur strukturen funkar i verkligheten.
Så får du kontroll i HubSpot
När vi brottades med inLinks namnkonventioner skapade vi ett dokument för att samla alla regler, datapunkter och förkortningar.
Det är en Excel-fil vi använder för att mata in information och få ett automatiskt namn producerat enligt våra namngivningsregler.
På så sätt får vi till en systematisk nomenklatur.
Bilderna du kommer att se är från filen.
Jag börjar med att ge en förklaring för det som är gemensamt för allt:
Skiljetecken
För att undvika misstag och förvirring använder vi alltid samma skiljetecken för alla saker.
Vårt val av skiljetecken för saker i HubSpot är vertikalstreck ( | ) med blanksteg innan och efter.
HubSpot campaigns
Här följer två exempel för olika delar av kundresan.
HubSpot Emails
Här följer två exempel på olika typer av mejl.
HubSpot Forms
Här är två exempel på formulär som båda är till för slutet av kundresan men placeras på olika landningssidor.
HubSpot CTAs
Det är vanligt att det skapas fler call-to-actions än formulär.
På inLink brukar vi oftast placera två call-to-actions i en artikel, en bild-CTA och en textbaserad.
Så här kan det se ut:
HubSpot landing pages
Till varje landningssida skapar vi också alltid tacksidor.
En tacksida är där besökaren hamnar efter att de har fyllt i ett formulär.
Det är en bekräftelse på att det gick som det ska. Och en möjlighet att presentera nya erbjudanden och få besökaren att fortsätta engagera sig.
På tacksidor kan du också placera conversion tracking-koder för annonser.
Här är ett exempel på landningssida med tillhörande tacksida.
HubSpot website pages
Här är ett exempel på en sida med ett verktyg.
HubSpot lists
Listor vill du ha många av. Det är med hjälp av listor och rätt datainmatning du kan göra ordentliga segmenteringar för att skicka hyperrelevanta meddelanden.
Namngivningstipset här är att vara beskrivande.
Så namnet på listor kan därför bli långa och det är helt okej.
Tre exempel på listor:
HubSpot workflows
Workflows kan ha många olika syften, till exempel nurturing eller för interna syften.
För interna workflows föreslår vi att du gör som listor och ger ett beskrivande namn.
En annan rekommendation är att nurturing workflows alltid ska innehålla namnet till kampanjen den tillhör.
Här är två exempel:
Snabbt om mappar
En typisk mappstruktur vi följer är Department + Type eller endast Department.
Förtydligande:
- Department + Type, till exempel marknadsteamets listor som hör till lead scoring.
- Department, till exempel alla workflows som hör till marketing.
Bästa praxis för att döpa filer i HubSpot
Så här döper vi filer i HubSpot:
- Separerar ord med ett streck (-) utan mellanslag.
- Beskrivande med långa filnamn och SEO‑fokuserat.
- Kör med gemener (småbokstäver) och inga mellanslag.
Undantagsfall:
- Sätter bara datum på bilder som hör till studier och research, till exempel google-research-[namnet på studien]-2021.
- Använder endast akronymer för material som hör till olika delar av kundresan, till exempel attract, engage och decision.
Låt oss nu prata lite om användbara listor.
Använd listor för bättre kundvård
Listor är din bästa vän för att hålla ordning på vad som händer med databasen.
För att hålla koll på företagsdata har vi för vana att bland annat skapa listor för:
- Kontakter utan aktivitet på 180 dagar och 360 dagar
- Kontakter med fler än fem webbplatsbesök
- Kontakter märkta som beslutsfattare
- Kvalificerade leads sälj inte tagit än
- Företag utan beslutsfattare
En sak jag verkligen gillar med listor är att du kan titta på ”list performance”.
Det är ett sätt för att se om listan ökar eller minskar i storlek.
Om det är en lista som räknar leads vill du att den ökar och tvärtom om det är en där information saknas på kontakter.
Men detta är inte det bästa.
Fiffigheten är att du kan använda listor för att skapa användbara interna workflows.
Så här kommer…
Tips på interna HubSpot workflows
När flera personer jobbar i samma system blir det snabbt rörigt.
Stökigast brukar ett CRM-system vara.
Men med hjälp av workflows kan du ge en vänlig puff till de som glömmer att mata in information.
Alltså, påminnelser om inmatning som är nödvändig för korrekta rapporter och bra segmentering.
Här är två saker att pinga kollegor om:
- En affär som har passerat stängningsdatum med tre dagar (deal owner).
- Ett samtal loggas men saknar information (contact owner).
Enkelt men kraftfull.
Men använd också workflows för att boosta kollegor.
Skicka ett mejl och gratulera till säljaren som stängde en affär nyss.
Gör samma sak för kundtjänstagenten som fick ett bra omdöme.
Detta var exempel på interna workflows vi gillar.
Låt oss nu gå vidare och prata om...
Checklista: Granska regelbundet i HubSpot CRM
Det kan låta trivialt men regelbunden städning är viktigt för att få maximal nytta av ett CRM-system.
Vi rekommenderar att regelbundet gå igenom och bland annat svara på frågorna:
- Workflows: Har vi några med fel?
- URL redirects: Ska vi ta bort några?
- Lists: Är vår segmentering hyperriktad?
- GDPR & Cookies: Är vi förenliga med lagar?
- Lead scoring: Vilka förbättringar kan vi göra?
- Chatflows: Finns det några återvändsgränder?
- Contacts & Companies: Dags att rensa ett par?
- Emails: Skickas mejlen med namn och adress som det är tänkt?
Till listan bör också tilläggas att regelbundet gå igenom dubbletter. Det fiffiga är att HubSpot automatiskt hittar dubbletter åt dig. Du granskar och bestämmer vad som ska göras med dubbletterna.
Sätt upp ett workflow som skapar att göra-uppgifter varje månad eller kvartal för återkommande underhåll och granskning.
Sammanfattning
God datahygien är kritiskt för att inte sabba försäljningen och försämra marknadsföringen.
Bra datahygien ger dig bättre insikter och rätt information, så att du kan ta smartare beslut.
Vilket kräver att det är ordning på informationen.
Därför behövs en nomenklatur med struktur.
Det börjar där.
Och du behöver verkligen inte ha en liten släng av OCD (som mig) för att uppskatta ordning och struktur.
Målet är korrekt företagsdata, så att du hittar möjligheter och inte tappar bollen.
Jag måste bara säga att just nu känns det så naturligt att säga:
Om du vill ta del av våra bäst bevarade hemligheter och se grejer du inte trodde var möjligt, boka ett samtal med en HubSpot-expert från en erfaren HubSpot‑partner.
På insidan har vi ännu fler godsaker att visa dig.
Vi finns här när du är redo att snacka.
