Känner du att du tappat kontrollen?
Det är lätt hänt om du har använt HubSpot ett tag.
Du har ju skickat massor av mejl och skapat formulär, call‑to‑actions och allt det andra.
Eller vill du tämja den här besten redan från start?
Oavsett situation är den här artikeln för dig som vill ha bättre resultat.
För det var väl därför du skaffade ett CRM-system som HubSpot?
Vi kommer att prata om ordning och reda, så att du får kontroll och kan ta bra beslut.
Och det min vän, börjar med en struktur för hur du namnger grejer.
Men det är svårt att ge tips som är rätt för varje företag, därför kommer jag visa dig resultatet från flera timmars arbete när vi satte inLinks nomenklatur.
Du kan använda det som inspiration.
Det är ett system som vi nu rullar ut till kunder (vi är en HubSpot‑partner).
Nu ska du få se hur det funkar.
När vi satte våra namngivningsregler skrev vi upp alla saker vi ville veta om varje tillgång i HubSpot.
Vi kom fram till en struktur med sju delar.
Även om vi inte använder varje del till varje tillgång, följer vi alltid strukturen för att namnge saker.
Och vi namnger alltid på engelska.
Här är en förklaring av de olika delarna:
Detta kan vara marketing, sales, service, support eller admin.
Har att göra i vilken del av kundresan en kampanj eller tillgång passar.
På inLink delar vi upp kundresan i fem delar.
Vilka är delarna?
Sorry, I can’t tell. It’s a secret.
Skoja. Här har du:
En etikett för att definiera typen av tillgångar.
Några allmänna exempel:
För listor kan det vara:
Och för e-post:
Tänk på vad alla kampanjer har gemensamt och använd det som modell för att beskriva en kampanj.
På inLink inkluderar vi åtminstone journey stage och date created.
Det här är saker som hör till en kampanj.
Vanligtvis en mix av:
För datum valde vi år och kvartal med formatet ÅÅÅÅ-QX.
Det är perioden en kampanj eller tillgång hör till.
Alltså kan en tillgång vara planerad för och påbörjas 2021 Q1, men klar under Q2.
Med det formatet lägger vi till 2021-Q1 som en del av namnet.
Detta gör det enklare och vi kan vara mer flexibla än om vi skulle sätta datum för när något blir klart.
Kan användas för att skilja på liknande kampanjer och meddelanden, till exempel landspecifika tillgångar.
Ja men dåså…
That’s all, folks!
Det var väl kul det här?
Det var en förklaring av de olika delarna.
Nu ska jag visa dig exempel på hur strukturen funkar i verkligheten.
När vi brottades med inLinks namnkonventioner skapade vi ett dokument för att samla alla regler, datapunkter och förkortningar.
Det är en Excel-fil vi använder för att mata in information och få ett automatiskt namn producerat enligt våra namngivningsregler.
På så sätt får vi till en systematisk nomenklatur.
Bilderna du kommer att se är från filen.
Jag börjar med att ge en förklaring för det som är gemensamt för allt:
För att undvika misstag och förvirring använder vi alltid samma skiljetecken för alla saker.
Vårt val av skiljetecken för saker i HubSpot är vertikalstreck ( | ) med blanksteg innan och efter.
Här följer två exempel för olika delar av kundresan.
Här följer två exempel på olika typer av mejl.
Här är två exempel på formulär som båda är till för slutet av kundresan men placeras på olika landningssidor.
Det är vanligt att det skapas fler call-to-actions än formulär.
På inLink brukar vi oftast placera två call-to-actions i en artikel, en bild-CTA och en textbaserad.
Så här kan det se ut:
Till varje landningssida skapar vi också alltid tacksidor.
En tacksida är där besökaren hamnar efter att de har fyllt i ett formulär.
Det är en bekräftelse på att det gick som det ska. Och en möjlighet att presentera nya erbjudanden och få besökaren att fortsätta engagera sig.
På tacksidor kan du också placera conversion tracking-koder för annonser.
Här är ett exempel på landningssida med tillhörande tacksida.
Här är ett exempel på en sida med ett verktyg.
Listor vill du ha många av. Det är med hjälp av listor och rätt datainmatning du kan göra ordentliga segmenteringar för att skicka hyperrelevanta meddelanden.
Namngivningstipset här är att vara beskrivande.
Så namnet på listor kan därför bli långa och det är helt okej.
Tre exempel på listor:
Workflows kan ha många olika syften, till exempel nurturing eller för interna syften.
För interna workflows föreslår vi att du gör som listor och ger ett beskrivande namn.
En annan rekommendation är att nurturing workflows alltid ska innehålla namnet till kampanjen den tillhör.
Här är två exempel:
En typisk mappstruktur vi följer är Department + Type eller endast Department.
Förtydligande:
Så här döper vi filer i HubSpot:
Undantagsfall:
Låt oss nu prata lite om användbara listor.
Listor är din bästa vän för att hålla ordning på vad som händer med databasen.
För att hålla koll på företagsdata har vi för vana att bland annat skapa listor för:
En sak jag verkligen gillar med listor är att du kan titta på ”list performance”.
Det är ett sätt för att se om listan ökar eller minskar i storlek.
Om det är en lista som räknar leads vill du att den ökar och tvärtom om det är en där information saknas på kontakter.
Men detta är inte det bästa.
Fiffigheten är att du kan använda listor för att skapa användbara interna workflows.
Så här kommer…
När flera personer jobbar i samma system blir det snabbt rörigt.
Stökigast brukar ett CRM-system vara.
Men med hjälp av workflows kan du ge en vänlig puff till de som glömmer att mata in information.
Alltså, påminnelser om inmatning som är nödvändig för korrekta rapporter och bra segmentering.
Här är två saker att pinga kollegor om:
Enkelt men kraftfull.
Men använd också workflows för att boosta kollegor.
Skicka ett mejl och gratulera till säljaren som stängde en affär nyss.
Gör samma sak för kundtjänstagenten som fick ett bra omdöme.
Detta var exempel på interna workflows vi gillar.
Låt oss nu gå vidare och prata om...
Det kan låta trivialt men regelbunden städning är viktigt för att få maximal nytta av ett CRM-system.
Vi rekommenderar att regelbundet gå igenom och bland annat svara på frågorna:
Till listan bör också tilläggas att regelbundet gå igenom dubbletter. Det fiffiga är att HubSpot automatiskt hittar dubbletter åt dig. Du granskar och bestämmer vad som ska göras med dubbletterna.
Sätt upp ett workflow som skapar att göra-uppgifter varje månad eller kvartal för återkommande underhåll och granskning.
God datahygien är kritiskt för att inte sabba försäljningen och försämra marknadsföringen.
Bra datahygien ger dig bättre insikter och rätt information, så att du kan ta smartare beslut.
Vilket kräver att det är ordning på informationen.
Därför behövs en nomenklatur med struktur.
Det börjar där.
Och du behöver verkligen inte ha en liten släng av OCD (som mig) för att uppskatta ordning och struktur.
Målet är korrekt företagsdata, så att du hittar möjligheter och inte tappar bollen.
Jag måste bara säga att just nu känns det så naturligt att säga:
Om du vill ta del av våra bäst bevarade hemligheter och se grejer du inte trodde var möjligt, boka ett samtal med en HubSpot-expert från en erfaren HubSpot‑partner.
På insidan har vi ännu fler godsaker att visa dig.
Vi finns här när du är redo att snacka.